Recurring Meeting Di Zoom: Pengertian & Cara Membuat

by Jhon Lennon 53 views

Pernah gak sih kalian capek setiap minggu atau bulan bikin jadwal meeting yang itu-itu lagi di Zoom? Nah, recurring meeting di Zoom ini bisa jadi solusi ampuh buat kalian! Fitur ini memungkinkan kita buat bikin jadwal meeting yang terjadi secara berkala, otomatis. Jadi, gak perlu lagi repot bikin meeting baru setiap saat. Penasaran kan, apa sih sebenarnya recurring meeting itu dan gimana cara bikinnya? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Recurring Meeting?

Recurring meeting, atau rapat berulang, adalah fitur di Zoom yang memungkinkan Anda menjadwalkan serangkaian rapat yang terjadi secara teratur pada interval yang telah ditentukan. Ini sangat berguna untuk rapat tim mingguan, pertemuan proyek bulanan, atau webinar yang diadakan secara berkala. Dengan kata lain, fitur ini memungkinkan Anda membuat satu jadwal rapat yang akan terus berulang secara otomatis sesuai dengan pengaturan yang Anda tentukan. Misalnya, Anda bisa mengatur agar rapat terjadi setiap hari Senin pukul 10 pagi, setiap minggu pertama setiap bulan, atau bahkan setiap tahun pada tanggal tertentu. Jadi, Anda tidak perlu lagi membuat rapat baru setiap kali jadwalnya tiba. Cukup buat sekali, atur frekuensinya, dan Zoom akan secara otomatis membuat jadwal rapat untuk Anda. Fitur ini sangat membantu dalam menjaga konsistensi jadwal dan memastikan semua peserta rapat selalu mendapatkan undangan tepat waktu. Selain itu, dengan menggunakan recurring meeting, Anda juga dapat dengan mudah mengelola dan memperbarui jadwal rapat jika ada perubahan. Anda dapat mengubah waktu, menambahkan atau menghapus peserta, atau bahkan membatalkan seluruh rangkaian rapat jika diperlukan. Semua perubahan ini akan secara otomatis diterapkan ke semua rapat yang telah dijadwalkan dalam rangkaian tersebut. Jadi, tidak perlu khawatir lagi tentang mengirimkan pembaruan manual ke setiap peserta rapat. Recurring meeting benar-benar mempermudah pengelolaan jadwal rapat Anda dan memastikan semua orang tetap terinformasi dengan baik.

Kebayang kan, betapa praktisnya fitur ini? Gak perlu lagi ingat-ingat dan bikin meeting manual setiap waktu. Cukup atur sekali, dan Zoom akan otomatis membuat jadwalnya untuk kalian. Ini bukan cuma soal hemat waktu, tapi juga soal efisiensi dan kemudahan. Dengan recurring meeting, semua orang di tim kalian akan selalu tahu kapan dan di mana meeting akan diadakan, tanpa perlu diingatkan berkali-kali. Jadi, fokus kalian bisa lebih ke substansi meeting itu sendiri, bukan lagi ke urusan administratif yang bikin pusing.

Keuntungan Menggunakan Recurring Meeting

Ada banyak banget keuntungan yang bisa kalian dapatkan dengan menggunakan recurring meeting di Zoom. Selain yang sudah disebutkan di atas, ini dia beberapa manfaat lainnya:

  • Hemat Waktu dan Tenaga: Gak perlu lagi buat meeting baru setiap saat. Cukup atur sekali, dan Zoom akan otomatis menjadwalkan meeting untuk kalian.
  • Konsistensi Jadwal: Semua peserta meeting akan selalu tahu kapan meeting akan diadakan, tanpa perlu diingatkan berkali-kali.
  • Kemudahan Manajemen: Kalian bisa dengan mudah mengubah jadwal, menambahkan atau menghapus peserta, atau bahkan membatalkan seluruh rangkaian meeting jika diperlukan.
  • Peningkatan Produktivitas: Dengan jadwal yang teratur dan terkelola dengan baik, tim kalian bisa lebih fokus pada pekerjaan dan mencapai tujuan bersama.
  • Meminimalisir Kesalahan: Gak perlu khawatir salah membuat jadwal atau lupa mengundang peserta. Semua sudah diatur secara otomatis oleh Zoom.

Selain itu, recurring meeting juga membantu membangun rutinitas yang baik dalam tim. Ketika semua orang tahu kapan meeting akan diadakan, mereka bisa lebih mudah merencanakan pekerjaan mereka dan memastikan mereka siap untuk berpartisipasi aktif dalam meeting. Ini juga membantu menciptakan sense of belonging dan komitmen dalam tim, karena semua orang merasa menjadi bagian dari sesuatu yang teratur dan terencana. Jadi, recurring meeting bukan hanya tentang efisiensi, tapi juga tentang membangun budaya kerja yang positif dan produktif.

Cara Membuat Recurring Meeting di Zoom

Sekarang, mari kita bahas cara membuat recurring meeting di Zoom. Caranya sebenarnya cukup mudah kok, guys. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Buka Aplikasi atau Website Zoom: Pastikan kalian sudah login ke akun Zoom kalian.
  2. Klik "Schedule": Tombol ini biasanya terletak di halaman utama aplikasi atau website Zoom.
  3. Isi Detail Meeting: Masukkan topik meeting, deskripsi, waktu mulai, durasi, dan zona waktu.
  4. Centang Kotak "Recurring meeting": Ini adalah kunci untuk membuat meeting kalian menjadi recurring.
  5. Atur Frekuensi: Pilih seberapa sering meeting kalian akan diadakan. Kalian bisa memilih harian, mingguan, atau bulanan.
  6. Atur Pengulangan: Tentukan kapan meeting akan berakhir. Kalian bisa memilih untuk mengakhiri meeting setelah beberapa kali pengulangan, atau pada tanggal tertentu.
  7. Opsi Tambahan: Kalian juga bisa mengatur opsi tambahan seperti video host dan peserta, audio, dan opsi meeting lainnya.
  8. Simpan Meeting: Klik tombol "Save" untuk menyimpan jadwal meeting kalian.

Setelah kalian menyimpan jadwal meeting, Zoom akan otomatis membuat serangkaian meeting sesuai dengan pengaturan yang kalian tentukan. Kalian bisa melihat jadwal meeting ini di kalender Zoom kalian, atau di aplikasi kalender yang terhubung dengan akun Zoom kalian. Kalian juga bisa membagikan undangan meeting ini ke semua peserta meeting melalui email atau aplikasi chat lainnya. Pastikan semua peserta meeting sudah menerima undangan dan tahu kapan meeting akan diadakan. Jika ada perubahan jadwal atau peserta meeting, kalian bisa dengan mudah mengubahnya di pengaturan meeting dan semua perubahan akan otomatis diterapkan ke semua meeting yang telah dijadwalkan. Jadi, jangan ragu untuk menggunakan fitur recurring meeting ini untuk mempermudah pengelolaan jadwal meeting kalian.

Tips Tambahan:

  • Gunakan Personal Meeting ID (PMI): Jika kalian ingin menggunakan ID meeting yang sama untuk semua meeting recurring, kalian bisa menggunakan PMI kalian. Tapi, perlu diingat bahwa PMI kalian bersifat permanen, jadi pastikan kalian tidak membagikannya ke sembarang orang.
  • Atur Password: Untuk keamanan, sebaiknya atur password untuk meeting kalian. Dengan begitu, hanya orang yang memiliki password yang bisa bergabung ke meeting kalian.
  • Aktifkan Waiting Room: Fitur ini memungkinkan kalian untuk menyetujui peserta meeting sebelum mereka bisa bergabung ke meeting. Ini bisa membantu mencegah orang yang tidak diundang masuk ke meeting kalian.

Studi Kasus: Pemanfaatan Recurring Meeting di Berbagai Bidang

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang manfaat recurring meeting, mari kita lihat beberapa studi kasus tentang pemanfaatannya di berbagai bidang:

  • Perusahaan: Sebuah perusahaan konsultan menggunakan recurring meeting untuk mengadakan rapat tim mingguan. Dengan begitu, semua anggota tim selalu tahu kapan rapat akan diadakan dan bisa mempersiapkan diri dengan baik. Hasilnya, produktivitas tim meningkat dan komunikasi antar anggota tim menjadi lebih lancar.
  • Organisasi Nirlaba: Sebuah organisasi nirlaba menggunakan recurring meeting untuk mengadakan rapat dewan bulanan. Dengan jadwal yang teratur, para anggota dewan bisa lebih mudah mengatur waktu mereka dan memastikan mereka hadir dalam setiap rapat. Ini membantu organisasi dalam mengambil keputusan yang strategis dan mencapai tujuan mereka.
  • Lembaga Pendidikan: Sebuah lembaga pendidikan menggunakan recurring meeting untuk mengadakan kelas online mingguan. Dengan begitu, para siswa selalu tahu kapan kelas akan diadakan dan bisa mempersiapkan diri untuk belajar. Hasilnya, tingkat kehadiran siswa meningkat dan kualitas pembelajaran menjadi lebih baik.

Dari studi kasus di atas, kita bisa melihat bahwa recurring meeting bisa dimanfaatkan di berbagai bidang untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan komunikasi. Jadi, jangan ragu untuk mencoba fitur ini dan melihat bagaimana fitur ini bisa membantu kalian mencapai tujuan kalian.

Kesimpulan

Recurring meeting di Zoom adalah fitur yang sangat berguna untuk menjadwalkan serangkaian rapat yang terjadi secara teratur. Fitur ini bisa menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, dan mempermudah manajemen jadwal rapat kalian. Dengan recurring meeting, kalian gak perlu lagi repot membuat meeting baru setiap saat. Cukup atur sekali, dan Zoom akan otomatis membuat jadwalnya untuk kalian. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, mulai gunakan recurring meeting di Zoom sekarang juga dan rasakan manfaatnya!

Semoga artikel ini bermanfaat ya, guys! Jangan ragu untuk bertanya jika ada yang kurang jelas. Selamat mencoba dan semoga sukses dengan meeting-meeting kalian! Dan ingat, dengan recurring meeting, hidup kalian akan jadi lebih mudah dan lebih teratur.